Hantera defekter per anläggning

Varför hantera defekter per anläggning?

En av de mest kraftfulla funktionerna med anläggningshantering är möjligheten att spåra defekter över tid, oavsett vilket protokoll de kommer från.

Före anläggningshantering:

• Defekter fanns bara i enskilda protokoll
• Svårt att få en samlad bild av alla olösta defekter
• Risk att glömma äldre defekter som inte nämndes i senaste protokollet

Med anläggningshantering:

• Alla olösta defekter samlas automatiskt på ett ställe
• Inget glöms bort – defekten ligger kvar tills den markeras som åtgärdad
• Tydlig överblick över defekthistorik och status

Så fungerar defektspårning

Automatisk samling av defekter

När du öppnar en anläggning samlas alla olösta defekter från alla protokoll som är kopplade till anläggningen:

• Defekter från årliga besiktningar
• Defekter från funktionskontroller
• Defekter från årskontroller
• Defekter från alla andra protokolltyper

Viktigt: Defekter grupperas per protokoll för att du ska kunna se var de kommer ifrån.

Protokolltyper spelar ingen roll

En av de stora fördelarna är att defekter spåras oavsett protokolltyp:

Exempel:

• Mars 2025 – Årlig besiktning: Du hittar en allvarlig spricka i gungan
• Oktober 2025 – Funktionskontroll: Du kontrollerar rutschkanan men nämner inte gungan

Resultat: Sprickan i gungan syns fortfarande i anläggningens defektlista, även om den inte nämndes i funktionskontrollen. Den försvinner inte förrän någon markerar den som åtgärdad.

Visa defekter för en anläggning

När du öppnar en anläggning ser du defektöversikten direkt:

Defektanalys

Överst visas en snabb analys:

• Totalt antal defekter – Alla olösta defekter
• Lösningsgrad – Hur många procent av alla defekter som är åtgärdade
• Genomsnittlig lösningstid – Hur lång tid det tar att åtgärda defekter i snitt
• Fördelning efter allvarlighet:
  • 🔴 Kritiska (allvarlighet 8-10)
  • 🟡 Allvarliga (allvarlighet 4-7)
  • 🔵 Mindre allvarliga (allvarlighet 1-3)

Defektlista

Under analysen ser du alla defekter grupperade per protokoll:

Varje defekt visar:

• Objektets namn (t.ex. "Gunga 1")
• Defektens beskrivning
• Allvarlighetsgrad (färgkodad)
• Status (Olöst/Åtgärdad)
• Datum när defekten upptäcktes
• Tilldelad person – Avatar/profilbild (klickbar för att ändra tilldelning)

Klicka på en defekt för att se mer information:

• Bilder från objektet och defekten
• Fullständig beskrivning
• Åtgärdsförslag
• Länkar till protokollet där den upptäcktes

Tilldela och återtilldela defekter

Du kan enkelt tilldela eller ändra ansvarig för enskilda defekter direkt från defektlistan:

Tilldela en defekt

Om en defekt saknar tilldelad person ser du en grå användarikon:

1. Klicka på avataren
2. Välj person från listan
3. Defekten tilldelas automatiskt

Ändra tilldelning

Om en defekt redan är tilldelad till någon ser du personens avatar:

1. Klicka på avataren
2. Välj en annan person från listan
3. Tilldelningen ändras direkt

Ta bort tilldelning

Om du vill ta bort tilldelningen helt:

1. Klicka på avataren
2. Välj "Rensa" (X-ikonen överst i listan)
3. Defekten är nu inte längre tilldelad någon

Tips: Detta är användbart när du behöver omfördela arbete mellan teammedlemmar eller när någon är ledig.

Filtrera defekter

Du kan filtrera defekter på olika sätt:

Visa/dölj åtgärdade defekter

Som standard visas endast olösta defekter. För att se även åtgärdade:

1. Under defektlistan finns en kryssruta: "Inkludera åtgärdade defekter"
2. Bocka i rutan för att se alla defekter (både olösta och åtgärdade)
3. Bocka ur rutan för att bara se olösta

När är detta användbart?

• Se historiken av åtgärdade defekter
• Jämföra med tidigare besiktningar
• Kontrollera att defekter faktiskt åtgärdats

Gruppering per protokoll

Defekter grupperas automatiskt per protokoll:

• Varje protokoll har en egen sektion
• Protokollets typ och datum visas
• Klicka på protokollnamnet för att expandera/kollapsa

Detta gör det enkelt att se var defekterna kommer ifrån.

Åtgärda en defekt

När en defekt har lagats kan du markera den som åtgärdad:

Från defektdetaljer

1. Klicka på defekten i listan
2. I detalj-modalen, klicka på "Markera som åtgärdad"
3. Lägg gärna till en kommentar om åtgärden (valfritt)
4. Klicka på "Spara"

Från protokoll

Du kan också markera defekter som åtgärdade direkt från protokollet:

1. Öppna protokollet
2. Gå till objektet med defekten
3. Ändra defektens status till "Åtgärdad"
4. Spara

Viktigt: Ändringar syns omedelbart i anläggningens defektlista!

Återöppna en defekt

Om en defekt som markerats som åtgärdad återkommer kan du öppna den igen:

1. Bocka i "Inkludera åtgärdade defekter"
2. Hitta den åtgärdade defekten
3. Klicka på den
4. Klicka på "Återöppna defekt"
5. Lägg gärna till en kommentar om varför

Defekten kommer nu tillbaka i listan över olösta defekter.

Prioritera defekter

För att veta vilka defekter som är viktigast att åtgärda:

Sortera efter allvarlighetsgrad

Defekter är färgkodade:

• 🔴 Röd – Kritiska defekter (allvarlighet 8-10) = Åtgärda först!
• 🟡 Gul – Allvarliga defekter (allvarlighet 4-7) = Åtgärda snart
• 🔵 Blå – Mindre allvarliga (allvarlighet 1-3) = Åtgärda vid lämpligt tillfälle

Kontrollera ålder

Defekter visar när de upptäcktes:

• För 3 månader sedan – Relativt nylig
• För 8 månader sedan – Har legat länge, bör prioriteras

Röda defekter som är gamla är högsta prioritet!

Arbetsflöde: Från upptäckt till åtgärd

Här är ett typiskt arbetsflöde för defekthantering:

1. Upptäckt (vid besiktning)

• Besiktningsman registrerar defekt i protokoll
• Defekt tilldelas automatiskt till ansvarig (om tilldelad)
• Defekt syns i anläggningens defektlista

2. Planering (fastighetsförvaltare)

• Öppnar anläggningen och ser alla olösta defekter
• Prioriterar baserat på allvarlighet och ålder
• Tilldelar eller återtilldelar defekter till rätt person (om nödvändigt)
• Lägger in åtgärder i underhållsplanen

3. Utförande (vaktmästare)

• Får lista över defekter som ska åtgärdas i SafePlay+-appen
• Utför reparationen
• (Valfritt) Skriver anteckning om vad som gjordes

4. Uppföljning (besiktningsman)

• Vid nästa besiktning kontrollerar att defekten åtgärdats
• Markerar defekt som åtgärdad i protokollet
• Om defekten kvarstår: lämnar som olöst eller skapar ny defekt

5. Avslut

• Defekten försvinner från listan över olösta
• Visas fortfarande i historiken om man bockar i "Inkludera åtgärdade"

Vanliga scenarion

Scenario 1: Återkommande problem

Problem: Samma defekt dyker upp flera gånger

Lösning:

1. Kontrollera defekthistoriken (inkludera åtgärdade defekter)
2. Se om samma typ av defekt har förekommit tidigare
3. Överväg permanent lösning istället för lapplösning

Exempel:

Kedjan på gungan har gått sönder tre gånger på ett år. Istället för att byta kedja igen kanske det är dags att byta hela gungupphängningen.

Scenario 2: Prioritering med begränsad budget

Problem: Många defekter, prioritera vad som ska åtgärdas först

Lösning:

1. Filtrera på endast kritiska defekter (röda)
2. Åtgärda alla kritiska först
3. Planera allvarliga defekter baserat på ålder
4. Mindre allvarliga åtgärdas därefter vid lämpligt tillfälle

Scenario 3: Glömda defekter

Problem: En defekt noterades för länge sedan och glömdes bort

Så upptäcker du det:

1. Öppna defektöversikten
2. Sortera defekter efter datum
3. Äldre defekter dyker upp överst

Med anläggningshantering kan detta inte hända! Alla olösta defekter ligger kvar tills de markeras som åtgärdade.

Scenario 4: Byte av ansvarig person för anläggning

Problem: En ny person tar över ansvaret för hela anläggningen

Lösning:

1. Redigera anläggningen
2. Välj ny ansvarig person
3. Välj att tilldela om alla defekter
4. Den nya personen får nu alla olösta defekter i sin lista

Läs mer om att tilldela ansvariga personer →

Scenario 5: Omfördela specifika defekter

Problem: En teammedlem är överbelastad med defekter medan andra har kapacitet

Lösning:

1. Öppna anläggningen
2. Klicka på avataren för defekter som ska omfördelas
3. Välj en annan person från listan
4. Tilldelningen ändras direkt

Eller vid semester/sjukdom:

1. Klicka på avataren för personens defekter
2. Tilldela till en ersättare temporärt
3. När personen är tillbaka, tilldela om genom att klicka på avataren igen

Detta gör det enkelt att balansera arbetsbelastning utan att behöva ändra anläggningsansvarig.

Vanliga frågor

Försvinner defekter automatiskt efter en viss tid?

Nej! Defekter försvinner bara från listan när någon aktivt markerar dem som åtgärdade. Detta säkerställer att ingenting glöms bort.

Vad händer om jag tar bort ett protokoll?

Om du tar bort ett protokoll försvinner även defekterna från det protokollet. Var därför försiktig med att ta bort protokoll som innehåller olösta defekter.

Kan jag exportera en defektlista?

Ja! När du tittar på en anläggning kan du klicka på "Exportera" för att få en PDF eller Excel-fil med alla defekter. Detta är användbart för:

• Rapportering till kund
• Budgetplanering
• Underhållsplanering

Hur vet jag vilka defekter som är nya sedan förra besiktningen?

Varje defekt visar datum när den upptäcktes. Defekter grupperas också per protokoll, så du kan enkelt se vilka som kom från senaste protokollet.

Kan jag ändra allvarlighetsgrad på en defekt?

Ja! Öppna defekten och redigera allvarlighetsgraden om du bedömer att den ändrats (t.ex. en mindre spricka som blivit större).

Kan jag ändra vem som är tilldelad en enskild defekt?

Ja! Klicka på avataren (profilbilden eller användarikonen) på defekten i listan. Du kan då:

• Tilldela defekten till någon annan
• Ta bort tilldelningen helt genom att välja "Rensa"

Detta gör det enkelt att omfördela arbete utan att behöva ändra ansvarig för hela anläggningen.

Nästa steg

Nu när du förstår hur defekthantering fungerar kan du:

1. Utforska anläggningshantering mer på djupet
2. Lära dig om tilldelning av ansvariga personer
3. Börja spåra dina defekter systematiskt

---

Behöver du hjälp att komma igång? Kontakta oss på oskar@safeplay.se!